Fast täglich werden neue Lockerungen von Kontaktverboten und Corona-Beschränkungen bekannt. Restaurants und Hotels können unter Beachtung bestimmter Hygiene- und Abstandsregelungen wieder öffnen, zahlreiche Fluggesellschaften planen, den Flugverkehr wieder aufzunehmen – unter Maskenpflicht. Auch wenn Geschäftsreisen während der Pandemie durchgehend erlaubt waren, so hat ein Großteil der Unternehmen seine Mitarbeiter aus Sicherheitsgründen im Büro oder Homeoffice belassen. Doch die Stimmung heitert sich auf, derzeit genehmigen drei Viertel der Firmen wieder beruflich bedingte Reisen. Allerdings kommt es auf die Reisenden selbst und die Geschäftsreisebüros an, diese smart und sicher zu gestalten. Der Deutsche Reiseverband (DRV) erklärt, wie das funktionieren kann.
74 Prozent der deutschen Unternehmen erlauben derzeit wieder Geschäftsreisen, das geht aus einer aktuellen Studie des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR) hervor. Inzwischen haben lediglich 21 Prozent ein Reiseverbot verhängt, Ende März waren es mit 42 Prozent noch doppelt so viele. Doch solange das Reisen und der Aufenthalt im Ausland noch mit Risiken verbunden sind, gelten hohe Anforderungen an Dienstreisende, Mobilitätspartner, Beherbergungsbetriebe und Geschäftsreisebüros. In dieser Übergangsperiode ist das Mitwirken aller bei Abstandsregeln und Hygienestandards erforderlich, um das Infektionsrisiko auf ein Mindestmaß zu senken.
„Mit den Erleichterungen der Coronavirus-Einschränkungen wächst auch der Wunsch, wieder auf Reisen zu gehen und Geschäftspartner persönlich zu treffen. Denn wichtige Absprachen und Abschlüsse sind im persönlichen Gespräch häufig erfolgreicher“, sagt Florian Storp, Vorstand im DRV und Vorsitzender des DRV-Ausschusses Business Travel. „Die Teilnehmer der Reisebranche arbeiten intensiv an Sicherheits- und Hygienekonzepten. Damit dies aber zum Erfolg führt, ist die Unterstützung und Einsicht jedes Einzelnen notwendig.“
Sicher und smart unterwegs mit moderner Technik
Für jeden Dienstreisenden gelten die bereits im privaten Alltag gelernten Regeln von Abstand und Hygiene. Auch die Benutzung von bereitgestellten Desinfektionsmitteln ist ratsam. Zudem rät Storp: „Reisende sollten, wo immer möglich, mobile Bezahlmethoden, Beratung durch Chat-Bots und digitale Lösungen wie mobilen Check-in bevorzugen. So werden risikoreiche Kontaktpunkte minimiert.“
Hygieneregeln bei der Anreise beachten
Schon bei der Anreise gilt es, einmal mehr nachzudenken. Einige Unternehmen erlauben ihren Beschäftigten nur Dienstreisen im Auto, damit kein Kontakt zu anderen Reisenden besteht. Im Regional- und Fernverkehr besteht Maskenpflicht, Fahrkarten werden nur auf Sicht kontrolliert.
Wenn der Flugverkehr wieder aufgenommen wird, sollten auch am Flughafen und im Flugzeug selbst besondere Sicherheitshinweise beachtet werden. Die Anbieter müssen strenge Hygienekonzepte vorlegen, alle Flächen häufig reinigen und Desinfektionsmittel zur Verfügung stellen. Sie informieren über Durchsagen, schreiben Passagieren und Mitarbeitern das Tragen von Mund-Nasen-Schutz vor und vermeiden – womöglich – das Bus-Boarding. Doch auch der Reisende selbst muss seinen Beitrag dafür leisten. Jeder sollte auf den erforderlichen Mindestabstand beim Check-In, dem Security-Screening oder der Gepäckausgabe achten, selbst, wenn einmal keine Markierungen angebracht sind. Auch Geduld ist gefragt, denn Airlines werden beim Zugang und De-Boarding nur kleine Gruppen nacheinander aufrufen, um den Abstand zu gewährleisten. Das Stehen und Warten im Gang des Flugzeugs, um schneller von Bord zu kommen, sollte unbedingt vermieden werden.
Sicherheit im Hotel
Hotels werden ebenfalls ihre Hygienemaßnahmen intensivieren. Das beinhaltet beispielsweise die regelmäßige Desinfektion aller Kontaktflächen wie Türklinken und Fahrstuhlruftaster oder die Installation eines Spuck-Schutzes an der Rezeption. Snacks und Getränke dürfen in der Lobby oft nicht mehr angeboten werden, Buffets sind nicht gestattet und der Spa-Bereich bleibt teils auch geschlossen oder ist nur unter strengen Auflagen nutzbar. Die Bewirtung beim Frühstück oder anderen Mahlzeiten erfolgt eventuell in zeitlich versetzten Gruppen und mit größerem Abstand zwischen den Tischen.
Jeder Geschäftsreisende sollte die Abstandsregeln bei Warteschlangen an der Rezeption einhalten. Wenn möglich, hilft mobiles Check-in und Check-out mit Hotelschlüssel auf dem Smartphone dabei, die Schlangen ganz zu vermeiden. Bezahlen sollten die Gäste wo immer möglich kontaktarm – also digital. Wenn das Stockwerk es erlaubt, sollten Fahrstuhlfahrten vermieden und stattdessen die Treppen genutzt werden.
Wer im Restaurant isst, sollte möglichst eine Tischgruppe mit gemeinsam reisenden Mitarbeitern oder Geschäftspartnern – also den bekannten Kontaktpersonen – bilden. Auch sollten sie selbst auf die Mindestabstände zwischen den Tischen achten.
Geschäftsreisebüros werden wichtiger
Den Reisebüros kommt die wichtige Rolle zu, den Dienstreisenden bezüglich der nötigen Vorsichts- und Schutzmaßnahmen während der An- und Abreise und des Aufenthalts zu sensibilisieren. Doch auch das Geschäftsreisebüro selbst muss vorsorgen. Abstandsregeln und Hygienestandards müssen auch dort gelten, Counter und andere Flächen oft desinfiziert werden, Beratungstische erhalten einen Spuck-Schutz und die Mitarbeiter einen Mund-Nasen-Schutz. Kundenbesuche finden möglichst gestaffelt nach vorheriger Terminvereinbarung statt oder werden am besten telefonisch sowie online erledigt.
„Geschäftsreisebüros sind in diesen Zeiten ein noch bedeutenderer Partner für die Unternehmen. Die Profis kennen sich mit den Hygienekonzepten der Hotels und Mobilitätspartner aus und können die sicherste Reisevariante empfehlen“, sagt Florian Storp.
Um den Service des Geschäftsreisebüros zu verbessern und die eigene Sicherheit zu erhöhen, kann jeder Dienstreisende mit Hinweisen helfen. Nach der Rückkehr sollte der Mitarbeiter Rücksprache mit beteiligten Dienstleistern wie dem Geschäftsreisebüro halten und die Eindrücke vom Sicherheitsniveau teilen. Frühzeitig erkannter Verbesserungsbedarf hilft, zeitnah Abhilfe zu schaffen.
Über die Kampagne „Chefsache Business Travel“
Auf Geschäftsreisen setzen Unternehmen ihre wichtigste Ressource ein: den hochqualifizierten Mitarbeiter. Knapp 90 Prozent schicken ihre Mitarbeiter mit dem Ziel auf Reisen, Geschäftsabschlüsse unter Dach und Fach zu bringen oder zumindest vorzubereiten. Der effizienten Gestaltung von Geschäftsreisen im Unternehmen misst die Chefetage jedoch trotzdem oft keine strategische Bedeutung zu. Dabei wird diese Aufgabe immer komplexer. Nicht nur Kosten, sondern auch andere Kriterien wie zum Beispiel Nachhaltigkeit oder Sicherheit gilt es, zu beachten.
Ziel der Initiative von Travel Management Companies im DRV ist es, Geschäftsreisen als strategisches Managementthema zu verankern und den Nutzen eines professionellen Geschäftsreisemanagements in Zusammenarbeit mit den Geschäftsreisebüros auf Entscheider-Ebene besser bekannt zu machen. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie unter www.chefsache-businesstravel.de.
Die Kampagne Chefsache Business Travel wird von den Travel Management Companies American Express GBT, BCD Travel, DERPART Travel Service, Egencia, FIRST Business Travel, Lufthansa City Center und dem DRV getragen.
